Faida 10 za Kwenda Bila Karatasi Ofisini

Kuweka ofisi yako kwenye dijiti huunda mchakato ulioratibiwa

Wakati wa mafunzo yangu katika kampuni nadhani wakati mbaya zaidi ambao nimewahi kuwa nao ni wakati niliulizwa kutafuta hati isiyojulikana au nyingine. Nina hakika sana kwamba mfanyakazi yeyote wa ofisi ataweza kuelezea.

Kampuni ilikuwa ndogo kwa hivyo mfumo wa kufungua haukuwa kamili lakini oh wema wangu... Kutafuta hati ambayo imeelezewa bila kufafanua inaweza kuwa kila kipande cha karatasi katika ofisi hiyo na kujua huwezi kuacha utaftaji kwa sababu hati hii ni muhimu sana ni hisia mbaya zaidi ambayo nimewahi kuwa nayo wakati nikifanya kazi huko. Kuna kitu kibaya asili juu ya hati za karatasi- moja ambayo nina hakika kila mfanyakazi wa ofisi anaweza kuhusiana nayo. Kuchanganyikiwa kwa kutafuta kitu ambacho hata hukufungua hakielezeki... Ni kama unataka kung'oa nywele zako lakini unajua kuwa hautasuluhisha chochote.

Nenda bila karatasi na Faida 10 za Ofisi isiyo na Karatasi:

1. Kuongezeka kwa ufanisi: Kwenda bila karatasi huondoa hitaji la kufungua kwa mikono, kutafuta, na kupanga hati halisi, kuokoa muda na kuboresha tija.

2. Uokoaji wa gharama: Gharama za karatasi, wino, na uhifadhi zinaweza kupunguzwa kwa kiasi kikubwa au kuondolewa kabisa, na hivyo kusababisha akiba kubwa kwa biashara.

3. Usalama ulioimarishwa: Hati za kidijitali zinaweza kusimbwa kwa njia fiche na kulindwa kwa manenosiri, na hivyo kupunguza hatari ya ufikiaji au upotezaji usioidhinishwa ikilinganishwa na hati halisi.

4. Ushirikiano ulioboreshwa: Kwa hati za kidijitali, washiriki wengi wa timu wanaweza kufikia na kufanya kazi kwenye faili moja kwa wakati mmoja, kukuza ushirikiano na kurahisisha mtiririko wa kazi.

5. Urejeshaji rahisi wa hati: Hati za kidijitali zinaweza kutafutwa kwa haraka, kupangwa, na kurejeshwa kwa kutumia maneno muhimu au metadata, na hivyo kuondoa hitaji la kutafuta mwenyewe kupitia faili halisi.

6. Kuokoa nafasi: Kuondoa faili za karatasi na makabati ya kuhifadhi huweka nafasi muhimu ya ofisi, kuruhusu mazingira ya kazi yaliyopangwa na bora zaidi.

7. Uendelevu wa mazingira: Kutokuwa na karatasi hupunguza matumizi ya karatasi, ambayo husaidia kuhifadhi maliasili na kupunguza utoaji wa kaboni unaohusishwa na uzalishaji na utupaji wa karatasi.

8. Uokoaji wa maafa: Hati za kidijitali zinaweza kuchelezwa kwa urahisi na kuhifadhiwa katika hifadhi salama ya wingu, kutoa ulinzi dhidi ya uharibifu wa kimwili au hasara kutokana na majanga kama vile moto au mafuriko.

9. Ufikiaji wa mbali: Hati za kidijitali zinaweza kufikiwa kutoka mahali popote ukiwa na muunganisho wa intaneti, kuwezesha kazi ya mbali na kuwezesha ushirikiano kati ya timu zilizotawanywa kijiografia.

10. Uzingatiaji ulioratibiwa: Hati za kidijitali zinaweza kufuatiliwa kwa urahisi, kukaguliwa na kuhifadhiwa kwenye kumbukumbu, kuhakikisha utiifu wa mahitaji ya udhibiti na kurahisisha mchakato wa kuhifadhi hati.

Jinsi ilivyo kufanya kazi kwa kampuni ambayo imeenda bila karatasi

Kufanya kazi na SignTech ni pumzi ya hewa safi. Nikiwa katika kampuni ya fomu zisizo na karatasi nadhani ninaweza kuhesabu ni mara ngapi nimelazimika kufanya kazi na karatasi kwa mkono mmoja. Inaonekana kama kutia chumvi lakini hapana sivyo. Uwasilishaji wowote, mikutano ya mteja, makala hata kuomba kazi hiyo- hakuna hata moja iliyohitaji matumizi ya karatasi. Katika kampuni yetu ufumbuzi usio na karatasi ni kawaida.

Ninapoona kampuni zingine ambazo bado zina fomu za karatasi na karatasi za karatasi ninajifikiria "ni wazi hii sio mbadala bora kwa nini watu bado wanatumia hii?" Pesa, wakati ambao watu wanafikiria kuwa wanaokoa- hauhifadhi chochote tena. Gharama ya kudumisha mfumo wa uendeshaji unaotegemea karatasi, yaani, makabati ya faili na nafasi ya sakafu ambayo inaweza kutumika kwa mambo mengine ni zaidi ya kile ungewekeza katika programu kama SignTech kwa muda mrefu.

Ukweli ni kwamba ikiwa tungefanya vizuri hatungehitaji kutumia karatasi kwa angalau 95% ya mambo tunayofanya hivi sasa.

Kwa kusema hivyo, nitakuacha tu na swali moja: Kwa nini bado unatumia karatasi?

Fomu za SignTech ni jukwaa bunifu lisilo na karatasi ambalo hubadilisha fomu na hati zilizopo kuwa fomu zisizo na karatasi ambazo zinaweza kukamilishwa kwenye vifaa vya rununu na kusainiwa kielektroniki bila mshono (pamoja na ujumuishaji kamili wa data).  Kwa habari zaidi tembelea www.signtechforms.com au barua pepe expert@signtechforms.com .